EXCEL

إكسال (EXCEL)

Qu'est ce qu'un tableur ?
Définition (c) Larousse : programme de création et de manipulation interactives de tableaux numériques visualisés.
Un tableur (chiffrier électronique ) : est un logiciel permettant de manipuler les données numériques et d’effectuer automatiquement des calculs sur des nombres stockés dans un tableau. De plus les tableurs permettent également des créer facilement des représentativités graphiques a partir de données saisies .
Les principaux tableurs :
 Microsoft Excel : de la suite bureautique Microsoft Office.
 Sun StartOffice Calc : de la suite StartOffice.
 OpenCalc de la suite OpenOffice.
 IBM/Lotus 1-2-3 de la suite SmartSuite.
 Corel Quattro Pro de la suite WordPerfect
 Kspread de la suite KOffice sous LINUX.

Présentation d’Excel :
Un document Excel est appelé Classeur, il contient une ou plusieurs feuilles de calculs, présentes sous formes d’onglets en bas de page.

Interface Excel :

• Une barre de titre : indiquant le titre de l’application ainsi que celui du classeur ouvert.
• Une barre des menus : permettant d’accéder aux déférentes fonctions du tableur.
• Des barres d’outils : permettent l’accès direct aux principales fonctionnalités, elles peuvent être affichées ou masquées à partir du menu Affichage\Barre d’outils.
• Une barre de formule : indique l’adresse de la cellule sélectionnée (cellule active) ,et donne la formule pour calculer le contenu d’une cellule. Cette barre peut être affichée ou masquée à partir du menu Affichage.
• Ensemble de cellules qui forment la feuille de calcul, chaque feuille est composée de 65536 lignes (numérotées) et de 256 colonnes (référencées par des lettres de A à IV) .
• Onglets des feuilles de calculs : permettent de naviguer entre les feuilles de calculs.
• La barre d’état donne les informations à entreprendre, elle peut être affichée ou masquée à partir du menu Affichage.

Notion de cellule :
On appelle cellule l’intersection d’une ligne (horizontale) avec une colonne (verticale) de la feuille de calcul, ainsi le numéro de la ligne combiné avec celui de la colonne donnent l’adresse de la cellule.
On distingue deux styles de références :
 L1C1 (ligne 1, colonne 1) le numéro de la ligne est précédé par L et celui de la colonne par C
 A1 (colonne A, ligne 1) le numéro indique la ligne et les lettres indiquent la colonne.
Exemple :






Référence à une cellule:
Il existe quatre types de référence :
 Référence Absolue : représente le moyen de designer une cellule d’une manière unique dans la feuille de calcul.
o Style L1C1 :
Le numéro de la ligne est précédé par L et celui de la colonne par un C :
« LNuméro Ligne CNuméro Colonne ».
Exemple : L31C20
o Style A1 :
Les numéros de la ligne et de colonne sont précédés par un $ :
« $Lettre Colonne $Numéro Ligne »
Exemple : $A$41

 Référence relative :Adresse d’une cellule par rapport à une autre cellule dite de référence. Elle donne le décalage (en nombre de lignes et de colonnes) entre la cellule référencée et celle de référence. Un décalage vers le haut ou vers la gauche est noté en négatif.
o Style L1C1 :
Le nombre de lignes et celui de colonnes à décaler sont écrit entre parenthèses :
« L(NombreLigne)C(NombreColonne) ».
Exemple : L(-5)C(6)
o Style A1 :
Il suffit d’indiquer le numéro de la ligne et de colonne sans utiliser un $ :
« LettreColonneNuméroLigne »
Exemple : C4

 Référence mixte: adressage mixte entre l’adressage absolu et l’adressage relatif, (le numéro de ligne en absolu et celui de colonne en relatif ou l’inverse).
o Style L1C1 :
Exemple : L(-5)C2, L4C(3)
o Style A1 :
Exemple : $C4, B$6

 Référence nommée : référencer une cellule ou ensemble de cellules en leurs donnant un nom. Pour nommer des cellules il suffit de les sélectionner et puis aller au menu Insertion>Nom>Définir.
Exemple : on sélectionne une cellule, puis on la donne le nom TVA, ainsi on peut faire référence à cette cellule par son nom TVA.

Insertion d’un commentaire :
Pour ajouter un commentaire (annotation) à une cellule afin de fournir des informations supplémentaires que l’on ne souhaite pas voir figurer dans la feuille de calcul aller au menu Insertion>Commentaire ou bien cliquer dessus avec le bouton droit et choisir Insérer commentaire.



Opérations de base :
Les opérations suivantes (la majorité sont identiques aux celles étudiées déjà avec Microsoft Word ) restent toujours valables pour l’Excel :
 Nouveau classeur : Fichier > Nouveau.
 Ouvrir un classeur existant : Fichier > Ouvrir.
 Enregistrer un classeur : Fichier > Enregistrer ou Fichier > Enregistrer Sous.
 Fermeture : Fichier > Fermer.
 Mise en page : Fichier > Mise en page.
 Aperçu avant impression : Fichier > Aperçu avant impression.
 Impression : Fichier > Imprimer.
 Fermer Excel : Fichier > Quitter.

 Copier/ Couper/ Coller : Edition > Copier / Couper / Coller.
 Annuler la dernière opération : Edition > Annuler.
 Sélectionner tout le texte : Edition > Sélectionner tout.
 Rechercher un mot : Edition > Rechercher.
 Effacer un texte, mise en forme, ou commentaire : Edition >Effacer puis choisir quoi effacer.
 Supprimer des cellules :Après la sélection faire Edition >supprimer.

 Mode d’affichage : Affichage > Normal / Aperçu des sauts de page.
 Barres d’outils : Affichage > Barres d’outils.
 Zoom (taille d’affichage) : Affichage>Zoom.

 Insérer une feuille de calcul : Insertion> Feuille
 Insérer une ou plusieurs lignes ou colonnes : Insertion> Lignes/Colonnes, le nombre de lignes (colonnes) insérées sera selon le nombre de lignes (colonnes) sélectionnées.
 Insérer un commentaire : Insertion>Commentaire, le commentaire est un texte pour aider l’utilisateur à comprendre le contenu d’une cellule ou une formule, la cellule qui contient un commentaire à un petit triangle en couleur dans son coin droit supérieur.
 Insertion>Nom : Insérer un nom pour référencer une cellule (adressage par nom).
 On peut insérer aussi un graphique, une fonction, une image, un objet, ou un lien hypertexte à partir du même menu.

 Format>Cellule: Changer le format d’une cellule
 Format>Colonne : Changer la largeur d’une colonne, masquer ou afficher une colonne.
 Format>Ligne : Changer la hauteur d’une ligne, masquer ou afficher une ligne.
 Format>feuille :Masquer, afficher ou renommer une feuille ou insérer un arrière plan.

Le contenu d’une cellule :
Le contenu d’une cellule peut être du texte ou des chiffres, dans le cas des chiffres, le contenu peut être affiché de déférentes manières : Standard, monétaire, comptabilité, date, heure, pourcentage,… ou choisir un format personnalisé. Pour faire ce changement aller au menu Format>cellule ou cliquer avec le bouton droit sur la cellule sélectionnée puis choisir Format de cellule, puis sur l’onglet Nombre et choisir le format voulu dans la liste proposée.

Le format de cellule (tableau) :
Pour changer le format d’une cellule ou plusieurs cellules ou du tableau , sélectionner les cellules voulues ou le tableau complet , puis cliquer avec le bouton droit et choisir Format de cellules , l’onglet Alignement permet de changer l’alignement du texte dans les cellules, l’onglet Police permet de changer le format du texte, l’onglet Bordure pour changer la bordure des cellules et Motif pour choisir un remplissage.

Les formules :
Pour calculer le contenu d’une cellule à partir des contenus d’autres cellules procéder comme suit :
 Première méthode (si la formule de calcul n’est pas prédéfinie) :
a. Sélectionner la cellule qui doit contenir le résultat.
b. Taper = dans la barre de formule
c. Sélectionner la première cellule qui fait partie du calcul
d. Taper le signe d’opération (plus + , moins - , multiplication * , division / )
e. Sélectionner la deuxième cellule qui fait partie du calcul
f. Répéter ces deux opérations jusqu’à la fin de la formule
g. Appuyer sur Entrée ou sur le bouton Ok ou sur l’icône pour valider ; ou appuyer sur la touche Echap ou sur l’icône pour annuler.

 Deuxième méthode (utilisation d’une fonction prédéfinie) :
a. Sélectionner la cellule qui doit contenir le résultat.
b. Cliquer sur l’icône ou aller au menu Insertion>Fonction, puis choisir la fonction voulue à partir de la liste des fonctions qui existe. Les fonctions sont classées par catégories (Mathématique, Financière, Logique,…) Pour les afficher toutes sélectionner tous dans la catégorie de fonctions.
c. Une boite de dialogue s’affiche, déplacer la dans un coin de l’écran pour voir la feuille et puis sélectionner les cellules qui entrent dans le calcul.
d. Après la sélection de tous les arguments nécessaires cliquer sur Ok ou appuyer sur Entrée pour valider.

NB : Des fois les parenthèses sont nécessaires dans les formules.

Copier/Coller :
Les opérations de Copier/Coller sont valides sur les contenus de cellules ainsi que sur les formules.
Lors d’une opération de copier/coller sur les formules, les références aux cellules sont copiées avec un décalage correspondant au décalage entre la cellule source et celle de destination.
Exemple : Si on le tableau suivant :



On calcul le total des crimes dans le moi de janvier :
 Première méthode :
1. Sélectionner la cellule qui doit contenir le résultat : Cliquer dans la cellule C6
2. Taper le signe =
3. Sélectionner la 1ère cellule : Cliquer dans la cellule C3
4. Taper le signe +
5. Sélectionner la 2ème cellule : Cliquer dans la cellule C4
6. Taper le signe +
7. Sélectionner la 3ème cellule : Cliquer dans la cellule C5
8. Valider : Cliquer sur Ok
Donc on à C6 = C3 + C4 + C5

 Deuxième méthode (en utilisant la fonction Somme ∑) :
1. Sélectionner la cellule qui doit contenir le résultat : Cliquer dans la cellule C6
2. Cliquer sur l’icône ∑ ou sur l’icône puis choisir la fonction Somme.
3. Dans la boite de dialogue qui s’affiche écrire C3 :C5 sinon sélectionner sur la feuille le cellule C3 sans relâcher le bouton aller à C5.
4. Cliquer sur Ok
Pour les totaux des mois février, mars et avril on utilise l’opération copier/coller comme suit :
1. Sélectionner la cellule source : C6
2. Faire l’opération copier avec le bouton droit ou à partir du menu Édition
3. Sélectionner les cellules D6, E6, F6
4. Faire l’opération coller avec le bouton droit ou à partir du menu Édition

Remarquer le décalage :

Formule copiée Décalage Formule résultat
C6 = C3 + C4 + C5 Une cellule à droite D6 = D3 + D4 + D5
Deux cellules à droite E6 = E3 + E4 + E5
Trois cellules à droite F6 = F3 + F4 + F5

On ne peut pas faire coller la même formule pour les totaux de chaque type de crime.
On doit calculer le total pour un type de crime (Ex pour les contraventions) puis copier la formule résultat et en fin faire l’opération coller.
On aura le résultat :



Remarque importante :
Si on veut lors d’une opération de Copier/Coller sur les formules qu’une ou plusieurs cellules seront copiées telles qu’elles sont (sans faire le décalage), on utilise la référence absolue ou la référence nommée pour ces cellules.
Exemple :



On calcule la moyenne pour la 1ère phase :
C8=(C3*G3+C4*G4+C5*G5+C6*G6+C7*G7)/(G3+G4+G5+G6+G7)
Si on fait Copier/Coller pour la 2ème phase on aura :
D8=(D3*H3+D4*H4+D5*H5+D6*H6+D7*H7)/(H3+H4+H5+H6+H7) ERREUR
La colonne H est vide
Pour faire face à ce problème on utilise la référence absolue ou par nom

 Solution par référence absolue :
La formule pour calculer la moyenne de la 1ère phase doit être écrite comme suit :
C8=(C3*$G$3+C4*$G$4+C5*$G$5+C6*$G$6+C7*$G$7)/($G$3+$G$4+$G$5+$G$6+$G$7)
Après cette correction on pourra faire coller la formule pour les moyennes des autres phases.
 Solution par référence nommée :
On insère des noms pour designer les cellules qui ne doivent pas être changées.
Par exemple :

Cellule Nom
G3 CPJ
G4 CRG
G5 COP
G6 CINF
G7 CANG

La formule pour calculer la moyenne de la 1ère phase doit être écrite comme suit :
C8=(C3*CPJ + C4*CRG + C5*COP +C6*CINF + C7*CANG) / ( CPJ + CRG + COP + CINF + CANG).
Maintenant on peut faire Copier/Coller pour les autres phases.


Utilisation des graphes :
Excel permet de créer des graphiques divers à partir d’un tableau, ces graphiques seront mis à jour à chaque modification des valeurs associées dans le tableau.

Pour insérer un graphe sélectionner le tableau entier sinon les valeurs qu’on veut les représenter, puis cliquer sur l’icône ou aller au menu Insertion > Graphique.
Dans la fenêtre qui s’affiche sélectionner le type de graphe voulu : Histogramme, Barres, courbes, secteurs, …
Cliquer sur Suivant jusqu’à la fin pour insérer un graphe avec des paramètres par défaut. Sinon il y à autant de paramètres à modifier selon le type de graphe choisi.

Exemple précédent :
On veut représenter les valeurs des moyennes pour les quatre phases par un Histogramme.



1. Sélectionner les cellules qui contiennent les moyennes : C8, D8, E8, F8
2. Cliquer sur l’icône
3. Choisir Histogramme, puis histogramme empilé avec effet 3D.
4. Cliquer sur Suivant
5. Laisser l’onglet Plage de données tel qu’il est et cliquer sur l’onglet Série
6. Dans le masque de saisie qui correspond au Nom écrire MOYENNE
7. Pour les étiquettes des abscisses cliquer sur le carré dans le masque de saisie puis sélectionner les cellules C2,C3,C4,C5 qui correspondent aux phases.
8. Cliquer en suite sur le même carré pour revenir aux paramètres de graphe
9. Cliquer sur Suivant
10. Cliquer sur l’onglet Titre et donner un titre au graphe est un autre à l’axe des abscisses
11. Cliquer sur Suivant
12. On peut choisir d’insérer le graphe sur la même feuille ou sur une autre
13. Cliquer sur Terminer
Après l’insertion du graphe on peut modifier sa taille, on peut aussi modifier la police ou la couleur des titres en double cliquant sur le texte qu’on veut modifier.


Trier un tableau :

Pour trier un tableau selon un ordre précis aller au menu Données>Trier après avoir sélectionner une cellule, colonne, ligne ou le tableau entier. On peut trier les données selon une, deux ou trois clés (en cas d’égalité de deux valeurs de la 1ère clé on passe à la 2ème ainsi de suite pour la 3ème)
On peut aussi choisir pour chaque colonne l’ordre croissant ou décroissant. On peut faire aussi le tri selon les colonnes ou selon les lignes (pour choisir les lignes cliquer sur Option puis modifier l’orientation de tri.


Installer un programme

Il y a beaucoup de logiciels spécialisés dans le traitement de textes, le plus célèbre de ces logiciels est sans doute Microsoft Word avec ses différentes versions.

1- Installer Microsoft Word :
Si ce logiciel n'est pas encore installé dans le micro-ordinateur (n'existe pas) , on doit procéder à l'installer comme suit :

1- Apporter un CD- ROM qui contient ce logiciel (en général on le trouve avec d'autres logiciel de Microsoft comme Microsoft Exel, ce CD s'appelle Microsoft office).

2- Placer le CD et installer le soit en laissant l'Autorun s'exécuter ou soit en lançant l'explorateur soit Setup.Exe ou install.Excel.

3- Suivre les instructions nécessaires pour l'installation, lorsque il demande le numéro de série entrer le numéro inscrit sur le CD.


2- Exécuter Microsoft Word :
Pour lancer Microsoft Word suivre :
1- Cliquer sur le bouton démarrer (Start).
2- Cliquer sur programmes (Programs).
3- Dans le menu qui apparaît cliquer sur Microsoft Word.